Zmiana agencji Prestashop - koszty, szanse i zagrożenia

Zmiana agencji nie jest działaniem, które wykonasz z dnia na dzień. Czekają na Ciebie pułapki i zagrożenia. Dlatego dziś poznasz kwestie, na które powinieneś zwrócić uwagę, gdy chcesz zakończyć współpracę z aktualną agencją i związać się z inną.

Kiedy zmienić agencję?

Jeśli zastanawiasz się nad zmianą agencji, najwidoczniej w aktualnej coś nie gra, bo po co zmieniać coś, co jest dobre i działa, prawda? Kiedy najczęściej właściciele biznesów eCommerce chcą zmienić agencję?
Oto najczęstsze sytuacje:

• współpraca z aktualną agencją przestaje się opłacać,
• agencja straciła doświadczonego programistę, a to on był Ci najbardziej potrzebny,
• aktualna agencja nie nadąża za Twoim rozwojem i wspiera Cię w coraz mniejszym stopniu
• zmieniają się pracownicy agencji, pojawiają się inne warunki zewnętrzne
• agencja ma coraz więcej klientów i ma dla Ciebie za mało czasu
• szukasz oszczędności – tańszej agencji
• agencja ma niewystarczająco wykwalifikowanych pracowników w danej dziedzinie czy technologii
• pogorszył się kontakt z agencją

Współpracujesz z agencją typu 360 stopni, w której zajmują się dosłownie wszystkim: wdrożeniami, marketingiem, adwords-ami, pozycjonowaniem, ale jesteś już na etapie wzrostu, gdzie chcesz mieć na przykład specjalistę typowo od wdrożeń. SEO i marketing dasz również do bardziej doświadczonych specjalistów. Po prostu wolisz współpracować w każdym obszarze z profesjonalistami z konkretnych dziedzin.
I wtedy się zaczyna szukanie.

Jak zmienić agencję Prestashop – od czego zacząć szukać nowej agencji?

Jak zazwyczaj wygląda proces poszukiwań nowej agencji?

1. Szukasz innej alternatywnej agencji. Patrzysz, jakie są inne firmy zajmujące się danym tematem. Zwróć uwagę na podobieństwa i różnice, plusy i minusy. Oceniaj.
2. Dokonujesz wstępnej analizy i odrzucasz kolejne agencje.
3. Przechodzisz do rozmów z wybranymi podmiotami.
4. Badasz warianty finansowe.

Zakładamy, że nie zmieniasz dodatkowo platformy eCommerce.

5. Wybierasz 2-3 potencjalnych dostawców, z którymi chcesz dalej prowadzić rozmowy i umawiasz się z nimi na spotkania.
6. Wybierasz agencję, która najbardziej Ci odpowiada.

Na co zwrócić uwagę, gdy zmieniam agencję?

1. Zmiana agencji – sposób kontaktu z agencją

   W samym procesie wyboru istotny jest na pewno sposób kontaktu z agencją technologiczną. Kontakt musi być szybki i łatwy.

2. Certyfikaty pracowników agencji

   Idealnie by było, gdyby programiści w wybranej przez Ciebie agencji posiadali certyfikaty z platformy, czy technologii, z której korzystasz.

3. Sposób wdrożenia zmian

   Zapytaj, czy agencja ma przemyślany i wypracowany sposób wdrażania zmian na sklepach.

4. Obecność osoby odpowiedzialnej za SEO

   Dobrze by było, żeby agencja miała w swojej ekipie kogoś od SEO, kto może na miejscu i w jednym zespole weryfikować prace pod kątem wyszukiwarek i widoczności w Internecie. Kwestie techniczne w przypadku SEO są bardzo ważne i dość mocno łączą się z pracami technologicznymi.

5. UX Designer

   Czy wybrana przez Ciebie agencja zatrudnia na stałe UX Designera? Taka osoba jest bardzo ważna, bo przygotuje dla Ciebie elementy graficzne, żebyś nie musiał za każdym razem szukać kolejnego specjalisty lub jeszcze innej agencji typowo graficznej. Na rynku są już takie sytuacje, że jedna agencja zajmuje się grafiką i przygotowywaniem warstwy wizualnej, a druga agencja jest od kodowania i wdrożeń. Jednak o wiele wygodniej i sprawniej jest wtedy, gdy w ekipie agencji jest na stałe UX Designer. On zna silnik PrestaShop i wie, co może zaproponować klientowi. Współpracuje z deweloperami na etapie wdrożeń i na bieżąco uzupełnia brakujące elementy. Dodatkowo unikniesz sytuacji, że zapłacisz za audyt UX lub przygotowanie makiet, a programista powie, że wdrożenie tych zmian jest ze względu na ilość potrzebnej pracy po prostu nie opłacalne.

6. Wystarczająca liczba pracowników

   Fundamentalną kwestią jest wystarczająca liczba programistów Prestashop w danej agencji. Nie chodzi o to, żeby firma miała 50 pracowników. Ale jeśli ma 1-2 programistów jest już zagrożenie, że nie będą mieć dla Ciebie wystarczającej ilości czasu i praca nad Twoim sklepem internetowym może leżeć i czekać na swoją kolej przez kilka tygodni. A wiadomo, że czas to pieniądz, zwłaszcza w biznesie eCommerce.

7. Zmiana agencji – nadawanie na tej samej fali

   Czy z nową agencją masz dobre flow? Dobrze jest świetnie się dogadywać z osobami, z którymi zamierzasz współpracować.

8. PM zatrudniony na stałe w agencji

   Jeśli agencja zatrudnia zatrudnia projekt managera, który przypadnie Ci do gustu, to będzie to duża korzyść w Waszej współpracy. PM to osoba, która jest łącznikiem między Tobą a pozostałymi specjalistami w agencji. Jest jej przedstawicielem i odpowiada za realizację wszystkich, wcześniej z Tobą uzgodnionych, założeń projektu.

9. System zarządzania zadaniami

   Zapytaj, czy agencja korzysta z jakiegoś systemu zarządzania zadaniami. To bardzo usprawnia współpracę. Czyni ją łatwiejszą, szybszą, ale też bardziej transparentną w rozliczeniach.

10. Systematyka pracy

    Czy agencja ustaliła systematykę pracy? Ważne są cykliczne spotkania statusowe. Bardzo wygodne dla Ciebie i świadczące o profesjonalizmie wybranej firmy jest na przykład określanie i uzgadnianie tydzień w tydzień, jakie prace będą wykonywane. W ten sposób będziesz mieć wgląd do organizacyjnego planu na działanie w Twoim sklepie.

11. Doświadczenie agencji

    Ogromnym plusem dla agencji jest fakt, że posiada doświadczenie z podobnymi wielkością sklepami do Twojego. Żeby pracownicy nie uczyli się na błędach popełnianych podczas pracy z Tobą, lecz wykorzystali wcześniejsze doświadczenie i zaoszczędzili Twój czas i pieniądze.

12. Zmiana agencji – doświadczenie z Twoją branżą

    Najlepiej by było, żeby dana agencja miała doświadczenie z Twoją branąż. Na przykład jeśli masz firmę meblową, dobrze by było, żeby wybrana agencja miała doświadczenie we wdrożeniu sklepu z meblami. W każdej dziedzinie są specyficzne niuanse, o których pracownicy agencji będą wiedzieli, inaczej praca potrwa dłużej i naraża Cię na popełnienie większej ilości błędów.

Ważna wskazówka: Zadzwoń do 1-2 klientów danej agencji i zapytaj, jak przebiega współpraca, czy nie ma poważnych problemów, czy są jakieś zastrzeżenia. Masz do tego prawo.

Jeśli powyższe wskazówki to dla Ciebie za mało, przeczytaj jeden z poprzednich artykułów. Dowiesz się z niego, jak wybrać właściwą agencję PrestaShop.

Kiedy najlepiej zmienić agencję?

Chcesz zmienić agencję PrestaShop, wybrałeś już nową i zastanawiasz się, czy to już ten moment na zmianę, czy jeszcze poczekać? Pewnie masz zaczęte jakieś prace z obecną agencją, ale też wybrane są już tematy pracy dla nowej agencji. Jak to pogodzić?

Po prostu nie dawaj nowej pracy starej agencji, dokończ z nią zaczęte tematy. Dopiero wtedy zacznij działać z nową agencją.

Okres przejściowy w przypadku zmiany agencji

Najlepiej mieć okres przejściowy, w którym nie wprowadzasz do biznesu żadnych zmian. Fakt, jest to Twój koszt czasowy. Ale to najwygodniejszy sposób przejścia ze starej do nowej agencji. Nie przekazuj też zaczętej pracy nowej agencji, bo to niewygodne i czasochłonne. Oczywiście pamiętaj o wypowiedzeniu umowy w odpowiednim czasie.

Okres wypowiedzenia umowy podczas zmiany agencji

Załóżmy, że wypowiedziałeś umowę i wykonałeś wszelkie obowiązki związane z dokumentacją. Formalne zadania masz więc za sobą. Teraz czas na kwestie techniczne:

1. Zrób listę zadań, które są w systemie starej agencji, a które chcesz przenieść do nowej.

2. Zapytaj, czy jest szansa eksportu historii zadań ze starego systemu. Często nie ma takiej możliwości, ale jeśli jest, to warto nawet umieścić ją w Excelu, żeby mieć notatki z przebiegu dotychczasowych prac.

3. Zgromadź wszystkie potrzebne dostępy: do panelu zarządzania serwerem, panelu domeny, do SSH i FTP, panelu sklepu, bazy danych, repozytorium kodu.

W protokole przekazania potwierdzasz, że te dostępy działają i idziesz z tym do nowej agencji.

Zadania nowej i starej firmy po zmianie agencji

Nowa agencja na etapie wdrożenia weryfikuje dane i sprawdza, czy dostępy działają. Wtedy powinna zmienić te dostępy, zmienić wszystkie hasła. Tak, w momencie zakończenia współpracy ze starą agencją zmieniasz hasła i dostępy przynajmniej w obszarach krytycznych, ale najlepiej we wszystkich, do których poprzednia agencja miała dostęp. Wypinasz się z repozytorium kodu starej agencji i zakańczasz temat. Stara agencja powinna wykasować ze swojego repozytorium kod Twojej strony.

Jeśli masz dostęp do repozytorium, bo to Twoje konto na przykład na GitLab-ie czy GitHub-ie, to odbierasz dostęp starej agencji. Jeśli natomiast korzystałeś z repozytorium agencji, to nowa agencja przenosi Cię do swojego repozytorium. Stara agencja powinna też wykasować wszystkie kopie, materiały i zdjęcia które od Ciebie miała.

Dokumentacja to Twoja własność. Przenieś ją do nowej agencji. To samo trzeba zrobić, jeśli chodzi o statystyki, Google Analytics, wszelkie konta zbierające dane z Twojego sklepu. Tu też stara agencja powinna mieć wykasowany do tego dostęp.

Zmiana agencji – początki działalności z nową agencją

Jak wspomniałem, podczas zmiany agencji kluczowe jest przeniesienie dostępów. Warto przeznaczyć pewien czas na okres wdrożenia się nowej agencji. Pracownicy muszą zapoznać się z kodem strony, zobaczyć na jakim etapie zakończono poprzednie prace, zweryfikować zadania. Potem możecie wspólnie zaplanować  kolejne prace i cóż, machina rusza.

Koszty zmiany agencji

1. Przede wszystkim ponosisz koszt czasu. Czasu, w ciągu którego nie wprowadzasz zmian na sklepie.
2. Teoretycznie tracisz klientów, bo stoisz w rozwoju.
3. I oczywiście koszt wdrożenia nowej agencji. Bo w każdy projekt programiści muszą się wdrożyć.

To takie trzy główne składowe, towarzyszące zmianie agencji, na które musisz zwrócić uwagę. Moja rada: zaplanuj to sobie dobrze w czasie. Rób te zmiany w okresie spowolnienia sprzedaży w Twoim sklepie, w bardziej martwych miesiącach. Wtedy stracisz mniej.

Nie bierz się za zmianę agencji podczas innych metamorfoz, na przykład w czasie zmiany ERP w firmie. Nie rób rewolucji! Niech to będzie spokojne przejście, jak najmniej stresujące.

Konsultacje ze starą firmą po zmianie agencji

Gdy zmieniasz agencję, zawsze warto dogadać się ze starą agencją i załatwić sobie w niej jeszcze kilka godzin do wykorzystania na ewentualne konsultacje na temat tego, co i jak było robione. Na przykład na okres  3 miesięcy po zakończeniu współpracy. Wszystko po to, żeby przejście z jednej agencji do drugiej było w miarę płynne i bezpieczne.

Odpowiedzialność starego partnera za wykonane prace po zmianie agencji

Radzimy tego unikać, ale podczas zmiany agencji może zaistnieć taka sytuacja, że nowa agencja zaczyna już swoją pracę nad Twoim sklepem, a stara jeszcze kończy swoje projekty. Czy można mieć system kontroli wersji i widzieć na przykład zmiany, jakie robił poprzedni programista, a jakie nowy, żeby wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za jakiś problem? Częściowo można, ale nie zawsze da się wdrożyć takie rozwiązania, jeśli poprzednia agencja z nich nie korzystała.

Odpowiedzialność agencji znika w momencie rezygnacji z jej usług. Chyba ze masz gwarancję na wykonaną pracę. Wtedy gwarancja nie wygasa po zakończeniu współpracy, ale to wszystko zależy od zapisów zawartych w umowie.

Zmiana agencji a historia prac wykonanych w sklepie

Podczas zmiany agencji najlepiej jest pozostawić repozytorium kodu i trzymać je w jednym miejscu na GitHub-ie, żeby było Twoją własnością. Albo przejąć konto od starej agencji. Wtedy nie trzeba robić wszystkiego od nowa i ciągniesz historię zmian i prac za sobą. Zmiany wprowadzane do sklepu można też sprawdzić na serwerze po historii pliku, ale prawdopodobnie będzie trzeba zainicjować nowe repozytorium i wrzucić kod w stanie X.

Zawsze jest jakieś wyjście. Na przykład możesz porównać, czy były robione zmiany korowe w sklepie X i Y. Stawiasz na serwerze obok czysty sklep w takiej samej wersji PrestaShop, jaką posiadasz i w systemie kontroli wersji zrobić ustawienie, które wskaże Ci różnice między wersjami czy między plikami. Tak że te zmiany da się wylistować i zaudytować w razie nieporozumień. Można to zrobić rożnymi narzędziami, z tym sobie poradzimy.

Natomiast w tym momencie podczas zmiany agencji bardziej chodzi o to, że gdy były robione jakieś zmiany, to programista wie:

• po co to było wprowadzane,
• w jakiej sytuacji,
• czy to było ważne, bo może są rzeczy z których już nie korzystamy i nie ma sensu na to zwracać uwagi.

Ważne, żeby sobie wszelkie dane zostawić i rozstawać się z agencją w dobrych relacjach, w spokojnej atmosferze. Masz prawo do zmiany agencji. Współprace wygasają, wypalają się, ale to nie znaczy, że trzeba rozstawać się w złości i palić za sobą mosty.

Zalety zmiany agencji

Gdy zmieniasz agencję, ponosisz pewne ryzyko, bo tak naprawdę dopiero po 2-3 miesiącach okaże się, jak wasza współpraca będzie przebiegała. Zalet szukaj w:

• szybszym dowożeniu pracy
• niższych wycenach
• lepszej organizacji pracy
• sposobach doradczych nowej firmy
• świeżym spojrzeniu na Twój projekt
• wyższych kompetencjach pracowników agencji

Opieka nad nowym klientem po zmianie agencji

Na początku po zmianie agencji występuje efekt psychologiczny zaopiekowania się nowym klientem. W pierwszym okresie współpracy zawsze staramy się najbardziej. Potem, jak już emocje opadną, czasami się to rozmywa.

Chociaż my w Tebim staramy się nie dopuszczać do takiej sytuacji przez systematykę spotkań z klientami, rozmowy i wspólne z klientem planowanie zadań. Natomiast faktem jest, że ten efekt psychologiczny zawsze występuje.

Prezent po zmianie agencji na początek współpracy

1. Audyt po zmianie agencji

Więc fajnie by było gdyby nowa agencja dała na start coś od siebie, coś na etapie wdrożenia, wsparcia, pomysłu na rozwój. Fajnie jest zacząć od nawet małego audytu 10-godzinnego, żeby zweryfikować, jak sklep internetowy wygląda, czy wszystko działa, czy coś można poprawić. To takie zadania-startery od których warto zacząć pracę z nowym klientem.

Po tym podobnych zachowaniach agencji będziesz mógł ją ocenić. Nie pod kątem stawki godzinowej, tylko jaką wartość biznesową jest Ci w stanie dowieźć w jakim budżecie. To jest najistotniejsze, a nie stawka godzinowa. Ona może być niska, a agencja będzie robiła przez 3 dni to, co inni zrobią w kilka godzin.

2. Przekierowanie linków a wymiana agencji

Podczas zmiany agencji na pewno zainteresujesz się tematem linków. Czy trzeba przekierować linki? Jeśli nie zmieniasz serwera, to jesteś w miarę bezpieczny, zostajesz z linkami które były. W przypadku dwóch wersji sklepu – testowej i produkcyjnej, to czy nowa agencja musi sobie od nowa stawiać tą testowa wersję? Gdy wersja testowa była na serwerze poprzedniej agencji to tak, trzeba postawić od nowa. Jeśli była na serwerze klienta, to nie trzeba tego robić.

3. Dedykowane moduły po zmianie agencji

Jak myślisz, podczas zmiany agencji na ile jest problematyczne przejęcie projektów, jak na przykład sklep PrestaShop z napisanymi dwoma-trzema dedykowanymi modułami?

Tutaj podchodzimy pod aspekt tak zwanej wiedzy plemiennej. Czyli programista i inne osoby które pracowały nad danymi modułami wiedzą, co było napisane, kiedy i po co. Nawet jeżeli nie było dokumentacji, pracownicy starej agencji wiedzą nad czym pracowali. Nowa agencja będzie się musiała tego nauczyć.

Dlatego na początku w nowej agencji pierwsze zadania będą wykonywane trochę dłużej niż w starej, to normalne gdy poznaje się nowy sklep. Nie zrażaj się tym. Z biegiem czasu agencja przyspieszy prace.

Natomiast każdy doświadczony programista poradzi sobie z przejęciem prac nad danym sklepem. Nawet z modułami dedykowanymi.

Zmiana agencji – uczciwość przede wszystkim

Gdy decydujesz się na zmianę agencji, najlepiej powiedzieć starej agencji wprost: „Słuchajcie, szukamy alternatywy, chcemy zmienić agencję, dlatego wygaszamy współpracę. Chcielibyśmy dać 1-2 zadania nowej agencji, żeby ją sprawdzić.”
Nie chodzi o to, żeby stara agencja sprawdzała po nowej. To Ty masz mieć porównanie, w jakim czasie nowa agencja wykonała prace, jak przebiega między Wami komunikacja i czy zapowiada się na owocną współpracę, czy nie.

Istotne jest, żebyś nie został w dziurze bez supportu. Nie dopuść do sytuacji, że stara agencja kończy pracę na koniec czerwca i dopiero wtedy zaczynasz szukać nowej agencji.

Podsumowanie – zmiana agencji

Zmiana agencji nie jest łatwa. Jednak w pewnych przypadkach konieczna. Nie bierz kogoś, kto jest najtańszy na rynku. Jeśli ktoś jest bardzo tani, pewnie nie płaci zbyt dużo swoim ludziom, a to jest jednoznaczne z tym, że tych ludzi na pewnym poziomie nie ma, lub może ich stracić. To może być dla Twojego biznesu niebezpieczne i kosztowne.