System ERP w sklepie internetowym - czy i kiedy warto?

Prowadząc sklep internetowy, prawdopodobnie natkniesz się na moment, kiedy warto wdrożyć system ERP. Dzięki niemu będziesz mieć właściwy nadzór nad dużą ilością zamówień, danych i procesów. Dziś dowiesz się, czym on jest, kiedy warto go wdrożyć, oraz jakie są alternatywy dla ERP w eCommerce.

Co to jest system ERP?

Jest to system mający służyć do zarządzania całością przedsiębiorstwa. To dziś coś więcej niż systemy CRM, które służą do zarządzania relacjami z klientami. ERP obejmują więcej funkcjonalności, dotyczą większej ilości obszarów firmy i, co ważne, mogą być bardzo rozbudowanymi systemami.

Jakie obszary łączy system ERP w sklepie internetowym?

System ERP pomaga zarządzać wieloma obszarami i najczęściej składa się z modułów:

• sprzedaż,
• magazyn,
• moduł zarządzania pracownikami,
• produkcja,
• zamówienia,
• dokumenty,
• kadry i płace.

ERP to systemy potrafiące zaplanować działalność przedsiębiorstwa i obsłużyć, usystematyzować i usprawnić codzienną pracę zespołu oraz pomagające zarządzać i analizować przebieg wielu procesów danego przedsiębiorstwa.

Jakiej wielkości sklepy internetowe potrzebują ERP?

Już nawet na wczesnym etapie bardzo małej firmy dobrze jest zacząć jej działalność z użyciem systemu ERP. Dlaczego? Lepiej zautomatyzować sklep e-commerce od początku, niż wprowadzać system ERP w momencie, gdy już masz poukładane procesy w swojej firmie. Zaoszczędzisz sobie pracy i czasu. Dodatkowo, nie wszystkie procesy można zautomatyzować z poziomu platformy ecommerce.

Jeśli nie drogi system ERP, to co? Jaki system wybrać?

Wybór systemu zależy od wielu czynników, na przykład od tego, w jakiej branży działa sklep internetowy i jak dużą sklep ma sprzedaż. Przy wyborze systemu ERP dla eCommerce, wiele rzeczy należy wziąć pod uwagę.

W przypadku e-commerce i przedsiębiorców prowadzących działalność typowo handlową, najwygodniej jest wystartować z platformą typu SAAS. Takich platform, z szeroko opisanym API, istnieje na rynku kilka. W wygodny sposób można je zintegrować ze sklepem, również takim na platformie PrestaShop i na początku z tego korzystać.

Na początku warto rozważyć skorzystanie z BaseLinkera do obsługi zamówień, bardzo łatwo możesz go zintegrować z systemami chmurowymi do wystawiania faktur. Na początku działalności chodzi przede wszystkim o wystawienie klientowi faktury. Sklepy internetowe, również na PrestaShop, nie do końca mają dobrze rozwinięty moduł fakturowy, bo nie taka jest ich rola. Mogą być wtedy problemy z wystawianiem korekt dla klientów i dokumentów zwrotu.

Prowadząc sklep internetowy, potrzebujesz pomocy w zarządzaniu produktami, zamówieniami i bazą klientów. Czy można zarządzać tymi obszarami z poziomu platformy PrestaShop? Tak! Musisz wziąć pod uwagę tylko jedną rzecz.

Po co w Ecommerce są małe zewnętrzne systemy ERP, jak na przykład fakturowanie?

Wiąże się to z przyjęciem i z wydaniem towaru, a tego już w PrestaShop i większości platform ecommerce nie zrobisz. Gdy wystawiasz fakturę do danej sprzedaży, razem z nią robisz w systemie usunięcie tego produktu ze stanu magazynu. Gdy przyjeżdża do Ciebie towar, chcesz sobie zrobić w systemie jego przyjęcie. Informacja powinna dotrzeć do Presty, by zwiększyć stan towaru o ilość, którą przyjąłeś, a gdy sprzedajesz, stan powinien się automatycznie zmniejszać.

Druga sprawa-łatwiej zacząć automatyzację każdej firmy, gdy jest mała. Nie zostawiaj tego na później.

Przykłady małych systemów ERP do przyjmowania towaru w sklepie internetowym

• InFakt.pl,
• Fakturowania.pl,
• Fakturowo.pl.

Dzięki nim wprowadzisz na magazyn produkty, zrobisz inwentaryzację, sprawdzisz wydania i przyjęcia danego towaru oraz koszty zakupu i sprzedaży, a także zdobędziesz podstawową wiedzę na temat rentowności Twojego biznesu.

Średniej wielości systemy ERP dla eCommerce

Dla firmy decydującej się na własną infrastrukturę, bo przykładowo prowadzi też sporą sprzedaż stacjonarną, odpowiednie będą systemy:

• Subiekt nexo,
• Optima comarch,
• ERP enova365,
• Symfonia.

ERP w e-commerce

Załóżmy, że masz już sklep stacjonarny i chcesz rozwinąć biznes o sklep internetowy. Jeśli decydujesz się na stworzenie sklepu e-commerce i potrzebujesz systemu ERP, możesz się oczywiście zwrócić o pomoc do firmy ERP.

Jednak w tym momencie jesteśmy jest już na tyle doświadczeni, że spokojnie możemy zrobić z Tobą pierwszą konsultację na temat odpowiedniego systemu ERP dla Twojego sklepu e-commerce. Biorąc pod uwagę Twoje potrzeby, możemy doradzić Ci optymalne, rozsądne kosztowo rozwiązania. Możemy również doradzić Ci w wyborze, a nawet poszukać Ci partnera wdrożeniowego ERP. Nie wiem, czy wiesz, ale średniej wielkości systemy ERP są zmieniane nie dlatego, że sam system jest zły, lecz dlatego, że firma wdrożeniowa nie jest w stanie go właściwie wdrożyć w firmie klienta.

Jakie są koszty wdrożenia systemu ERP i koszty stałe?

Jeżeli chcesz tylko wystawiać faktury i zarządzać małym magazynem, podstawowy miesięczny abonament będzie cię kosztował około 30 zł miesięcznie. Koszt takiego wdrożenia może wynieść jednorazowo około 500-1000 zł.

Jednak przy wdrożeniach dedykowanych dużych systemów ERP kwoty przekraczające 100 000 zł za wdrożenie, nie są niczym nadzwyczajnym.

Jak widzisz, rozpiętość jest duża, dlatego zanim rozpoczniesz rozmowy ze specjalistami od systemów ERP, zastanów się i wypisz listę funkcjonalności, których naprawdę potrzebujesz w swoim sklepie internetowym.

Podsumowanie – Czy naprawdę potrzebujesz systemu ERP w eCommerce?

Pamiętaj! Większość sklepów internetowych na starcie nie potrzebuje systemu ERP. Rozsądnie dobrana platforma obsługi sprzedaży fakturowej (tak zwane małe ERP) spełni potrzeby sklepu i uwolni Cię od myślenia o drogiej infrastrukturze na wiele miesięcy, a może nawet kilka pierwszych lat rozwoju eCommerce. Gdy rozwiniesz sklep, wygenerujesz zyski, zdobędziesz doświadczenie i będziesz bardziej świadomy, czego potrzebujesz, wtedy możesz się pokusić o jakiś bardziej rozbudowany system ERP.